Khóa email, khóa tài khoản nội bộ: Khi nào là biện pháp hợp pháp của doanh nghiệp?

Tình huống

Trong thực tiễn quản trị nhân sự, không ít doanh nghiệp thực hiện việc khóa email, khóa tài khoản hệ thống nội bộ khi người lao động tự ý không đi làm, không bàn giao công việc hoặc có dấu hiệu rủi ro về dữ liệu.

Tuy nhiên, sau đó doanh nghiệp lại bị khiếu nại hoặc khởi kiện với lập luận rằng việc khóa tài khoản đồng nghĩa với hành vi “không cho người lao động làm việc”.

Căn cứ pháp lý

• Điều 16 và khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019;
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin theo hợp đồng lao động;
• Nội quy lao động đã được đăng ký hợp lệ;

Phân tích

Về bản chất pháp lý, việc tạm khóa email hoặc tài khoản nội bộ:

• Không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chấm dứt hợp đồng lao động;
• Có thể được xem là biện pháp quản trị rủi ro và bảo vệ dữ liệu, đặc biệt đối với các vị trí quản lý, kỹ thuật hoặc các vị trí có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.

Thực tiễn giải quyết tranh chấp tại Việt Nam cho thấy, vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có khóa tài khoản hay không, mà nằm ở:

• Mục đích của việc khóa tài khoản; và
• Cách thức doanh nghiệp thực hiện biện pháp này.

Nếu doanh nghiệp khóa tài khoản nhằm:

• Bảo vệ dữ liệu, hệ thống;
• Ngăn ngừa rủi ro khi người lao động tự ý nghỉ việc;
• Trong khi không ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng và vẫn yêu cầu người lao động quay lại làm việc, thì việc khóa tài khoản thường không bị xem là hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp:

• Khóa tài khoản một cách âm thầm;
• Không thông báo lý do;
• Không thể hiện ý chí tiếp tục quan hệ lao động;

thì rủi ro pháp lý sẽ phát sinh rất lớn.

Khuyến nghị (từ thực tiễn xử lý tranh chấp lao động tại Việt Nam)

Từ kinh nghiệm tư vấn và tham gia giải quyết các tranh chấp lao động tại Việt Nam, doanh nghiệp nên lưu ý:

1. Phải có căn cứ thực tế rõ ràng

Việc khóa tài khoản chỉ nên thực hiện khi có các căn cứ như:

• Người lao động tự ý nghỉ việc nhiều ngày liên tiếp;
• Không bàn giao công việc;
• Có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn dữ liệu, hệ thống.

2. Mục đích phải là bảo mật, không phải loại bỏ người lao động

Doanh nghiệp cần thể hiện rõ đây là biện pháp tạm thời để bảo vệ hệ thống, không phải hình thức xử lý kỷ luật hay chấm dứt hợp đồng.

3. Bắt buộc phải thông báo bằng văn bản

Thông báo cần nêu rõ:

• Lý do khóa tài khoản;
• Tính chất tạm thời của biện pháp;
• Điều kiện để mở lại tài khoản (thường gắn với việc người lao động quay lại làm việc, thực hiện nghĩa vụ bàn giao).

4. Cần có cơ sở từ trước trong hợp đồng và nội quy

Hợp đồng lao động và nội quy nên có quy định về:

• Nghĩa vụ bảo mật thông tin;
• Quyền quản lý, kiểm soát hệ thống, tài khoản nội bộ của doanh nghiệp.

Đây là cơ sở quan trọng để chứng minh việc khóa tài khoản không phải là hành vi tùy tiện.

✅ CHECKLIST THỰC HÀNH CHO DOANH NGHIỆP

☐ Có căn cứ rõ ràng về rủi ro bảo mật hoặc vi phạm nghĩa vụ làm việc
☐ Có quy định trong hợp đồng/nội quy về bảo mật và quản lý hệ thống
☐ Thông báo bằng văn bản rằng việc khóa tài khoản là tạm thời
☐ Nêu rõ điều kiện mở lại tài khoản
☐ Song song gửi yêu cầu người lao động quay lại làm việc
☐ Không khóa tài khoản âm thầm, không thông báo

Kết luận

Khóa email, khóa tài khoản nội bộ để bảo vệ dữ liệu không đồng nghĩa với việc đuổi việc người lao động.
Việc đúng hay sai phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích và cách thức thực hiện của doanh nghiệp, được đánh giá trên cơ sở hồ sơ, chứng cứ và bối cảnh thực tế.

Công ty Luật TNHH HT Legal VN

*Đồng hành pháp lý – Chuyên sâu, tận tâm, hiệu quả*

Hân hạnh đón tiếp quý khách hàng theo địa chỉ sau:

Phó Giám đốc Nguyễn Thị Hoa hoặc Luật sư Nguyễn Thanh Trung hoặc Luật sư tư vấn Hà Nội theo thông tin sau:

VP1: 12 Hẻm 602/37 Điện Biên Phủ, phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh

VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, phường Tân Sơn, TP. Hồ Chí Minh

VP3: 5 Ngách 252/115 phố Tây Sơn, phường Đống Đa, TP. Hà Nội

Email: [email protected]              Hotline: 09 6161 4040 – 09 4517 4040