NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ LAO ĐỘNG DOANH NGHIỆP CẦN TUÂN THỦ

Góc nhìn kiểm soát rủi ro từ HT Legal VN

Trong quá trình tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp lao động, HT Legal VN nhận thấy phần lớn rủi ro pháp lý của doanh nghiệp không xuất phát từ những “vi phạm lao động nghiêm trọng”, mà đến từ việc không tuân thủ những nghĩa vụ rất cơ bản như: không cấp phiếu lương, không đăng ký nội quy lao động, không đóng hoặc đóng bảo hiểm không đúng mức lương thực tế, hoặc xử lý kỷ luật sai quy trình…

Bài viết sau đây hệ thống các nghĩa vụ cơ bản mà người sử dụng lao động phải tuân thủ theo Bộ luật lao động 2019 (gọi tắt là “BLLĐ 2019”) và các văn bản hướng dẫn – dưới góc nhìn quản trị rủi ro doanh nghiệp.

I. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG – NỀN TẢNG PHÁP LÝ CỐT LÕI

1. Hình thức và loại hợp đồng

Doanh nghiệp bắt buộc phải giao kết Hợp đồng lao động bằng văn bản, trừ hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng hoặc hợp đồng được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu (Điều 14 BLLĐ 2019)

Hiện nay có 02 loại hợp đồng lao động (Điều 20 BLLĐ 2019):

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn (tối đa 36 tháng).

2. Rủi ro thường gặp:

• Ký sai loại hợp đồng lao động;
• Gia hạn nhiều lần trái luật (khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn thì các bên chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu tiếp tục làm việc thì phải ký HĐLĐ không xác định thời hạn)
• Thỏa thuận thiếu nội dung bắt buộc: Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; Chế độ nâng bậc, nâng lương; Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp…

Hệ quả: hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ, thiếu cơ sở cụ thể khi tranh chấp phát sinh, có thể kéo theo nghĩa vụ bồi thường.

II. TIỀN LƯƠNG

1. Nghĩa vụ trả lương đúng hạn, đầy đủ

Doanh nghiệp phải trả trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn. Không được chậm quá:

• 15 ngày trong trường hợp hưởng lương theo giờ, ngày, tuần (trường hợp các bên thoả thuận trả gộp một lần)
• 30 ngày trong trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn
• Nếu nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì phải đền bù một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương (Điều 97 BLLĐ)

2. Bảng kê trả lương cho người lao động (Phiếu lương) – Nghĩa vụ bắt buộc

Theo quy định, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động

Phiếu lương cần thể hiện rõ:

1) Thu nhập:

• Tiền lương cơ bản;
• Các khoản phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, xăng xe, điện thoại, ăn trưa…
• Tiền lương làm thêm giờ (nếu có)
• Tiền lương làm việc vào ban đêm (nếu có)
• Tổng thu nhập = lương + phụ cấp.

2) Các khoản khấu trừ

• Tiền lương cơ bản
• Các khoản bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN
• Thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
• Các khoản tạm ứng, nợ khác (nếu có)

3) Lương thực nhận: Số tiền cuối cùng người lao động nhận được sau khi trừ tất cả các khoản khấu trừ.

Thực tế cho thấy: Rất nhiều doanh nghiệp không cấp phiếu lương hoặc bảng lương không thể hiện rõ thành phần, dẫn đến tranh chấp về tiền lương, phụ cấp… Đây là lỗi vi phạm phổ biến nhưng hoàn toàn có thể phòng ngừa.

III. THỜI GIỜ LÀM VIỆC – LÀM THÊM GIỜ

1. Thời giờ làm việc

Không quá 08 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần

2. Làm thêm giờ

– Bảo đảm số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày

– Trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày

– Không quá 40 giờ trong 01 tháng;

– Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm

Trong một số ngành, nghề, công việc (sản xuất, gia công hàng dệt, may, da, giày; điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước…): Không quá 300 giờ trong 01 năm.

3. Tiền lương làm thêm giờ

Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:

• Vào ngày thường, ít nhất bằng 1.5 lần lương;
• Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 2 lần lương;
• Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 3 lần, chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

Rủi ro điển hình:

• Không có bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của người lao động
• Yêu cầu làm thêm giờ không có sự đồng ý của người lao động
• Trả lương làm thêm không đúng hệ số theo quy định…

Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp gần như luôn ở thế bất lợi nếu không có hệ thống quản lý dữ liệu lao động chặt chẽ.

IV. NỘI QUY LAO ĐỘNG

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải:

• Ban hành nội quy bằng văn bản
• Đăng ký trực tuyến với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
• Công khai tại nơi làm việc

Nếu không có nội quy hợp lệ, doanh nghiệp không thể xử lý kỷ luật hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết. Đồng thời còn bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

V. BẢO HIỂM BẮT BUỘC – ĐIỂM NÓNG PHÁP LÝ

Doanh nghiệp phải:

• Đăng ký và đóng BHXH, BHYT, BHTN cho NLĐ có HĐLĐ từ 01 tháng trở lên (Điều 2 Luật BHXH 2024)
• Đóng trên mức lương làm căn cứ theo luật

Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc là 32%. Trong đó:

– Doanh nghiệp đóng 21,5% bao gồm:

• 14% cho chế độ hưu trí
• 3% cho chế độ ốm đau – thai sản
• 0,5% chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp
• 1% bảo hiểm thất nghiệp
• 3% BHYT

– Người lao động đóng 10,5% bao gồm:

• 8% vào quỹ hưu trí
• 1% bảo hiểm thất nghiệp
• 1,5% BHYT

Ngoài xử phạt hành chính, nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ trên còn đối diện với việc bị truy thu bảo hiểm, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật và nguy cơ xử lý hình sự nếu trốn đóng với số tiền lớn.

VI. QUY TRÌNH KỶ LUẬT

Muốn xử lý kỷ luật hợp pháp, doanh nghiệp phải:

• Chứng minh được lỗi của người lao động
• Có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
• Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;
• Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
• Tuân thủ quy định về thời hiệu: 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

Lưu ý:

• Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
• Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
• Nghiêm cấm: Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Trường hợp xử lý sai quy trình thì quyết định xử lý kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu và doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm khi xử lý sai quy định

VII. CHECKLIST TUÂN THỦ LAO ĐỘNG – DOANH NGHIỆP CÀN CHỦ ĐỘNG RÀ SOÁT

HT Legal VN khuyến nghị doanh nghiệp định kỳ tự kiểm tra các tiêu chí sau:

• HĐLĐ cần quy định đầy đủ nội dung bắt buộc
• Ký đúng loại hợp đồng
• Cấp phiếu lương hàng tháng, thể hiện đầy đủ cấu phần cho NLĐ
• Bảng chấm công hợp lệ
• Làm thêm giờ có sự đồng ý của NLĐ
• Ban hành và đăng ký nội quy lao động trường hợp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên
• Hồ sơ kỷ luật tuân thủ quy định, lập biên bản, thông báo đầy đủ cho NLĐ và bên liên quan
• Tuân thủ nghĩa vụ đóng BHXH
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ

Việc tự rà soát trước giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro xử phạt và tranh chấp.

TUÂN THỦ LAO ĐỘNG KHÔNG CHỈ LÀ NGHĨA VỤ, MÀ LÀ CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ RỦI RO

Trong bối cảnh thanh tra lao động ngày càng tăng cường và người lao động ngày càng hiểu luật, việc tuân thủ không chỉ còn là lựa chọn.

Một hệ thống lao động minh bạch – chuẩn hóa – có hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp: Hạn chế tranh chấp, giảm chi phí kiện tụng, bảo vệ thương hiệu, uy tín và thu hút nhân sự chất lượng

HT Legal VN

Tư vấn tuân thủ – Kiểm soát rủi ro – Giải quyết tranh chấp lao động

Nếu doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ lao động hoặc xây dựng hệ thống tuân thủ nội bộ chuẩn pháp lý, đội ngũ luật sư của chúng tôi sẵn sàng đồng hành.

_____________________________________________________________

CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN

Đồng hành pháp lý – Chuyên sâu, hiệu quả, tín thác

HT Legal VN hân hạnh được đồng hành và cung cấp dịch vụ pháp lý cho Quý khách hàng theo địa chỉ sau:

Văn phòng Tp. Hồ Chí Minh:

• VP1: 12 Hẻm 602/37 Điện Biên Phủ, phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh
• VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, phường Tân Sơn, TP. Hồ Chí Minh

Văn phòng Hà Nội:

• VP3: 5 Ngách 252/115 phố Tây Sơn, phường Đống Đa, TP. Hà Nội

📧 Email: [email protected]
📞 Hotline: 09 4517 4040 – 09 6768 7086