ĐƠN PHƯƠNG HAY THỎA THUẬN CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG: DOANH NGHIỆP CẦN PHÂN BIỆT GÌ ?

Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu tiếp tục quan hệ lao động với một nhân sự, lựa chọn “đơn phương chấm dứt” hay “thỏa thuận chấm dứt” không chỉ là cách đặt tên văn bản. Đây là hai căn cứ chấm dứt khác nhau, với điều kiện, cách thực hiện và rủi ro pháp lý khác nhau.

I. HAI CƠ CHẾ PHÁP LÝ KHÁC NHAU

Khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động ghi nhận trường hợp hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là một căn cứ chấm dứt độc lập với quyền đơn phương chấm dứt của người sử dụng lao động tại Điều 36.

Với thỏa thuận chấm dứt, điểm cốt lõi là sự thống nhất của cả doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp có thể đưa ra đề nghị; người lao động có quyền đồng ý, đề nghị điều chỉnh hoặc không đồng ý. Nếu chưa có sự thống nhất và cũng chưa có một căn cứ chấm dứt hợp pháp khác thì việc doanh nghiệp muốn người lao động nghỉ không tự làm quan hệ lao động chấm dứt.

Ngược lại, khi đơn phương chấm dứt, doanh nghiệp không cần sự đồng ý của người lao động nhưng phải có căn cứ thuộc trường hợp pháp luật cho phép, đồng thời tuân thủ các điều kiện và nghĩa vụ báo trước tương ứng nếu trường hợp đó yêu cầu.

Đơn phương: phải có căn cứ pháp luật. Thỏa thuận: phải có sự đồng thuận thực sự của hai bên.

II. THỎA THUẬN CHẤM DỨT KHÔNG PHẢI LÀ “ĐƠN PHƯƠNG NHƯNG NHỜ NGƯỜI LAO ĐỘNG KÝ”

Trong thực tế có trường hợp doanh nghiệp đã quyết định ngày người lao động phải nghỉ, sau đó mới đưa một văn bản có tên “thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động” để người lao động ký. Cách làm này dễ tạo ra tranh chấp về bản chất và tính tự nguyện của việc chấm dứt.

Nếu doanh nghiệp đang lựa chọn phương án thương lượng, hồ sơ và cách trao đổi nên phản ánh đúng bản chất của một đề nghị: nêu lý do, phương án, quyền lợi dự kiến; tạo điều kiện để người lao động xem xét; và chỉ xác lập thỏa thuận khi hai bên thực sự thống nhất.

Tên văn bản không thể thay thế bản chất sự việc. Một văn bản mang tên “thỏa thuận” nhưng quá trình thực tế cho thấy người lao động không có quyền lựa chọn có thể làm phát sinh rủi ro khi tranh chấp.

III. CÓ NÊN YÊU CẦU NGƯỜI LAO ĐỘNG VIẾT ĐƠN XIN NGHỈ ?

Nếu sáng kiến chấm dứt xuất phát từ doanh nghiệp thì về quản trị rủi ro, không nên yêu cầu người lao động viết đơn xin nghỉ chỉ để hồ sơ thể hiện rằng người lao động “tự nguyện nghỉ”. Quyền đơn phương chấm dứt của người lao động và thỏa thuận chấm dứt giữa hai bên là những cơ chế pháp lý khác nhau.

Trường hợp người lao động thực sự có nhu cầu nghỉ và tự mình thực hiện quyền chấm dứt thì phải đánh giá theo cơ chế tương ứng. Còn nếu doanh nghiệp là bên đề xuất, hồ sơ nên phản ánh đúng việc doanh nghiệp đề nghị và hai bên thương lượng.

IV. NẾU NGƯỜI LAO ĐỘNG KHÔNG ĐỒNG Ý THÌ SAO?

Nếu người lao động từ chối đề nghị thỏa thuận, doanh nghiệp cần quay lại vị trí pháp lý hiện tại. Doanh nghiệp có thể tiếp tục quan hệ lao động và quản trị hiệu suất, tiếp tục thương lượng nếu hai bên còn không gian thỏa thuận, hoặc xem xét có một căn cứ chấm dứt độc lập nào khác theo pháp luật hay không.

Việc người lao động không ký thỏa thuận, tự nó, không phải là căn cứ để doanh nghiệp cho nghỉ. Cũng không nên biến việc không đồng ý ký thành một lỗi kỷ luật nếu bản thân hành vi đó không phải là hành vi vi phạm có căn cứ.

V. NẾU ĐÃ THỎA THUẬN, NỘI DUNG NÊN RÕ ĐẾN ĐÂU?

Pháp luật ghi nhận việc hai bên thỏa thuận chấm dứt. Về quản trị chứng cứ và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên lập thỏa thuận bằng văn bản và xác định rõ các nội dung chính như:

• Hợp đồng lao động nào được chấm dứt và thời điểm chấm dứt;
• Ngày làm việc cuối cùng và phương án bàn giao;
• Tiền lương, phép năm, hoa hồng, thưởng và các quyền lợi đã phát sinh nếu có;
• Trợ cấp thôi việc nếu đáp ứng điều kiện pháp luật;
• Khoản hỗ trợ thêm theo thương lượng, nếu có;
• Thời hạn thanh toán, thủ tục bảo hiểm, trả giấy tờ và các nghĩa vụ còn tiếp tục sau chấm dứt nếu có căn cứ.

VI. KINH NGHIỆM CỦA HT LEGAL VN

Khi doanh nghiệp đặt câu hỏi “nên cho nghỉ bằng cách nào?”, HT LEGAL VN thường không bắt đầu bằng việc chọn mẫu quyết định. Trước hết cần xác định:

• Nếu không thương lượng được, doanh nghiệp có căn cứ nào khác để chấm dứt hay không;
• Doanh nghiệp muốn đạt mục tiêu gì về thời điểm chấm dứt, bàn giao và quyền lợi;
• Email, biên bản, thông báo và văn bản cuối cùng có đang phản ánh đúng con đường pháp lý được lựa chọn hay không.

Sai lầm thường gặp là doanh nghiệp muốn đi theo thỏa thuận nhưng lại sử dụng ngôn ngữ của một quyết định đơn phương; hoặc đã đơn phương quyết định rồi mới tìm cách làm hồ sơ thành “thỏa thuận”. Hai tình huống này đều làm tăng rủi ro không cần thiết.

KẾT LUẬN

Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động không phải là cách rút gọn thủ tục đơn phương chấm dứt. Đây là một căn cứ chấm dứt riêng, dựa trên sự thống nhất thực sự của hai bên.

Muốn đơn phương – kiểm tra căn cứ. Muốn thỏa thuận – phải đạt được sự đồng thuận.

CĂN CỨ PHÁP LÝ CHÍNH

Bộ luật Lao động, được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 của Văn phòng Quốc hội: Điều 34, Điều 36 và các quy định có liên quan.

HT LEGAL VN  – Hiệu quả ♎︎ Tín thác

www.htlegalvn.com | 09 6161 4040 – 09 2222 4040

Bài viết cung cấp thông tin pháp lý chung. Việc áp dụng cần được xem xét trên hồ sơ và tình tiết cụ thể của từng trường hợp.