TRƯỚC KHI RA QUYẾT ĐỊNH VỀ NGƯỜI LAO ĐỘNG: DOANH NGHIỆP NÊN RÀ SOÁT PHÁP LÝ VÀ CHỨNG CỨ GÌ?

Trong quan hệ lao động, doanh nghiệp có thể có một lý do hoàn toàn hợp lý về mặt quản trị: Người lao động không đạt kết quả công việc; Có nhiều lần bị nhắc nhở; Phát sinh vi phạm; Doanh nghiệp thay đổi tổ chức hoặc đơn giản là quan hệ làm việc đã trở nên khó tiếp tục.

Nhưng “có lý do trong thực tế” và “có đủ căn cứ pháp lý để ra quyết định” là hai vấn đề khác nhau.

Một quyết định có thể hợp lý về quản trị nhưng vẫn phát sinh tranh chấp nếu doanh nghiệp chọn sai căn cứ, thiếu chứng cứ, thực hiện chưa đúng trình tự hoặc văn bản cuối cùng không thống nhất với hồ sơ đã hình thành trước đó.

Vì vậy, theo kinh nghiệm HT Legal VN:

Đừng bắt đầu bằng quyết định muốn ban hành. Hãy bắt đầu bằng việc đọc lại hồ sơ.

Bộ luật Lao động hiện hành phân biệt rõ các cơ chế như thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt, cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế và xử lý kỷ luật lao động. Mỗi cơ chế có căn cứ và trình tự riêng.

I. XÁC ĐỊNH ĐÚNG SỰ VIỆC TRƯỚC KHI CHỌN ĐIỀU LUẬT

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước dễ làm sai nhất. Doanh nghiệp nên mô tả sự việc bằng ngôn ngữ thực tế trước:

• Người lao động không hoàn thành công việc nào?
• Không đạt chỉ tiêu trong khoảng thời gian nào?
• Có hành vi vi phạm cụ thể gì?
• Doanh nghiệp đang tái tổ chức thật sự hay chỉ muốn thay một nhân sự?
• Hai bên còn khả năng tiếp tục quan hệ lao động hay đã có cơ sở để thương lượng chấm dứt?

Sau khi xác định đúng sự kiện mới lựa chọn cơ chế pháp lý phù hợp.

Không nên làm ngược theo cách: “Công ty đã quyết định cho nghỉ, bây giờ tìm căn cứ nào để làm.”

Bởi một sự kiện có thể phải được xem xét dưới những cơ chế hoàn toàn khác nhau. Ngay cả hành vi tự ý bỏ việc, chẳng hạn, Bộ luật Lao động có quy định tại Điều 36 về quyền đơn phương chấm dứt của người sử dụng lao động và đồng thời có trường hợp sa thải tại Điều 125, nhưng điều kiện của hai cơ chế không giống nhau.

II. RÀ HỒ SƠ THEO 6 LỚP TRƯỚC KHI RA QUYẾT ĐỊNH

1. Quan hệ lao động thực tế

Trước hết phải đọc lại hợp đồng lao động, phụ lục, chức danh, mô tả công việc, địa điểm làm việc, tiền lương và các thỏa thuận có liên quan.

Một yêu cầu quản trị nội bộ chưa chắc đã là nghĩa vụ mà người lao động thực sự phải thực hiện theo quan hệ lao động đã xác lập.

Vì vậy, trước khi đánh giá một người lao động “không làm đúng việc”, cần biết chính xác việc họ có nghĩa vụ phải làm là gì.

2. Căn cứ pháp lý doanh nghiệp dự kiến sử dụng

Cần xác định rõ doanh nghiệp đang đi theo cơ chế nào: đơn phương chấm dứt, thay đổi cơ cấu/lý do kinh tế, xử lý kỷ luật, hay thương lượng để hai bên thỏa thuận chấm dứt.

Đây không phải những cách gọi khác nhau cho cùng một việc.

Ví dụ, khoản 3 Điều 34 xác định việc hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng là một trường hợp chấm dứt hợp đồng độc lập; Điều 36 quy định quyền đơn phương chấm dứt của người sử dụng lao động; còn Điều 42 thiết lập một cơ chế riêng khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.

Không nên kéo sự việc sang một căn cứ khác chỉ vì căn cứ đó thuận tiện hơn cho doanh nghiệp.

3. Chứng cứ cho từng yếu tố của căn cứ

Sau khi xác định căn cứ dự kiến, câu hỏi tiếp theo phải là: Từng yếu tố mà pháp luật yêu cầu được chứng minh bằng tài liệu nào?

Email, KPI, báo cáo, đánh giá công việc, dữ liệu hệ thống, biên bản làm việc, thư nhắc nhở, phản hồi của khách hàng hay các tài liệu nội bộ đều có thể có giá trị tùy trường hợp.

Nhưng chứng cứ tốt không phải là chứng cứ nhiều.

Điều quan trọng là phải tạo được một chuỗi hợp lý giữa:

sự kiện thực tế → nghĩa vụ của người lao động → căn cứ pháp lý → tài liệu chứng minh.

Một email của người quản lý ghi rằng “nhân viên này làm việc không tốt” mới thể hiện một nhận xét quản lý. Nó không tự động tạo ra căn cứ pháp lý để chấm dứt hợp đồng.

4. Quy chế, KPI và lịch sử quản lý

Đây là lớp đặc biệt quan trọng trong các vụ việc liên quan đến hiệu quả công việc.

Điểm a khoản 1 Điều 36 quy định trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động; quy chế này phải được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này.

Do đó:

Không đạt doanh số hoặc KPI chưa đồng nghĩa đương nhiên phát sinh quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra KPI đó có thực sự nằm trong hệ thống tiêu chí đánh giá phù hợp không; tiêu chí có rõ không; được áp dụng thế nào; kết quả đánh giá ra sao; và hồ sơ thực tế có đủ để xác định người lao động thuộc trường hợp mà Điều 36 điều chỉnh hay chưa.

Về mặt quản trị chứng cứ, HT Legal VN còn thường dựng lại toàn bộ quá trình giải quyết: giao việc → đánh giá → phản hồi → nhắc nhở → đào tạo/hỗ trợ → đánh giá tiếp theo → làm việc với người lao động.

Đây là phương pháp rà hồ sơ thực tiễn, không phải một trình tự bắt buộc do Bộ luật Lao động quy định.

Nhưng quá trình giải quyết càng rõ thì doanh nghiệp càng dễ biết quyết định dự kiến có thống nhất với chính quá trình quản lý trước đó hay không.

5. Trình tự, thời điểm và những trường hợp chưa được quyền ra quyết định

Có căn cứ chưa có nghĩa là có thể ký quyết định ngay.

Nếu áp dụng quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 36, doanh nghiệp phải xác định đúng nghĩa vụ báo trước. Tùy căn cứ và loại hợp đồng, thời hạn có thể là 45 ngày, 30 ngày, 03 ngày làm việc hoặc thời hạn riêng đối với ngành, nghề, công việc đặc thù; riêng các trường hợp tại điểm d và điểm e khoản 1 Điều 36 thì người sử dụng lao động không phải báo trước. Vì vậy, không nên mặc định cứ doanh nghiệp cho nghỉ là “báo trước 45 ngày”.

Điều 37 còn quy định các trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt, bao gồm những trường hợp cụ thể liên quan đến người lao động đang điều trị theo điều kiện luật định, đang nghỉ được chấp thuận, lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn xử lý kỷ luật, lại phải đi theo cơ chế khác. Điều 122 yêu cầu người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi; bảo đảm sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý là thành viên; bảo đảm quyền có mặt, tự bào chữa và lập biên bản. Trình tự cụ thể tiếp tục được hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Vai trò của tổ chức đại diện người lao động vì vậy cũng phải kiểm tra theo từng cơ chế cụ thể, không nên hiểu chung rằng mọi trường hợp đều chỉ cần thực hiện một thủ tục “tham khảo công đoàn”.

6. Giả định quyết định sẽ bị tranh chấp

Đây là bước rà rất thực tế. Trước khi ký, doanh nghiệp nên tự hỏi: Nếu ngày mai người lao động phản đối hoặc khởi kiện, doanh nghiệp sẽ dùng tài liệu nào để chứng minh từng nội dung trong quyết định này?

Nếu chưa trả lời được, hồ sơ có thể chưa sẵn sàng.

Điều 41 quy định những hậu quả đáng kể khi người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, trong đó có nghĩa vụ nhận người lao động trở lại, thanh toán tiền lương và các khoản bảo hiểm trong thời gian người lao động không được làm việc, cùng khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng; các phương án tiếp theo còn phụ thuộc vào việc các bên có tiếp tục quan hệ lao động hay không.

Vì vậy, đánh giá rủi ro tranh chấp phải được thực hiện trước quyết định, không phải sau khi nhận đơn khởi kiện.

III. ĐẶC BIỆT CẨN TRỌNG VỚI KPI VÀ “HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC”

Trong thực tế, doanh nghiệp rất dễ đi từ: “Không đạt KPI” sang: “Không hoàn thành công việc” rồi từ đó đi tiếp đến: “Có quyền cho nghỉ.”

Ba bước này không tự động đồng nhất với nhau.

KPI trước hết là một công cụ quản trị. Khi muốn sử dụng kết quả KPI làm cơ sở cho một quyết định pháp lý, cần quay lại Điều 36 và hồ sơ thực tế để kiểm tra tiêu chí đánh giá, quy chế áp dụng và mức độ đáp ứng căn cứ luật định.

Theo kinh nghiệm HT Legal VN, ngoài việc kiểm tra căn cứ pháp lý, doanh nghiệp nên nhìn thêm tính nhất quán của việc áp dụng: tiêu chí có thay đổi giữa kỳ không, dữ liệu được xác định từ đâu, có yếu tố khách quan ảnh hưởng đến kết quả hay không và hồ sơ đánh giá giữa các thời kỳ có mâu thuẫn hay không.

Những nội dung này không phải lúc nào cũng là điều kiện pháp luật bắt buộc, nhưng có thể rất quan trọng khi doanh nghiệp phải giải thích và chứng minh quyết định của mình.

IV. ĐỪNG ĐỂ VĂN BẢN ĐI TRƯỚC HỒ SƠ

Một trong những rủi ro dễ tránh nhất là:

Doanh nghiệp soạn trước Thông báo chấm dứt, Quyết định thôi việc hoặc email thông báo lý do, rồi sau đó mới chuyển hồ sơ cho HR hoặc luật sư rà căn cứ.

Nên làm ngược lại:

SỰ KIỆN → HỒ SƠ → CĂN CỨ → CHỨNG CỨ → TRÌNH TỰ → RỦI RO → PHƯƠNG ÁN → VĂN BẢN.

Bởi email, biên bản và thông báo doanh nghiệp gửi hôm nay có thể trở thành một phần của chứng cứ trong tranh chấp ngày mai.

Nếu lý do ghi trên văn bản cuối cùng không thống nhất với hồ sơ và quá trình quản lý trước đó, doanh nghiệp sẽ phải giải thích chính sự mâu thuẫn do mình tạo ra.

V. KHÔNG PHẢI TÌNH HUỐNG NÀO CŨNG NÊN KẾT THÚC BẰNG MỘT QUYẾT ĐỊNH ĐƠN PHƯƠNG

Pháp luật công nhận hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là một căn cứ chấm dứt độc lập.

Vì vậy, khi căn cứ đơn phương còn rủi ro nhưng hai phía đều có nhu cầu kết thúc quan hệ lao động, doanh nghiệp có thể đánh giá song song:

phương án pháp lý chính và phương án thương lượng thay thế.

Thương lượng không đồng nghĩa doanh nghiệp yếu thế.

Trong nhiều trường hợp, đó là một lựa chọn quản trị rủi ro hợp lý.

Tuy nhiên, nếu lựa chọn thỏa thuận thì phải bảo đảm đó thực sự là sự thỏa thuận của hai bên, không nên dùng tên gọi “thỏa thuận” để che một quyết định đơn phương đã được áp đặt trước.

VI. ĐỪNG QUÊN PHẦN SAU CỦA QUYẾT ĐỊNH: QUYỀN LỢI VÀ HỒ SƠ CHẤM DỨT

Ngay cả khi căn cứ chấm dứt đã được xác định, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị phần hậu quả pháp lý.

Điều 48 quy định nguyên tắc trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của nhau; một số trường hợp luật định được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người sử dụng lao động còn có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động.

Do đó, trước khi ra quyết định, doanh nghiệp cũng nên tính trước:

tiền lương còn phải thanh toán, phép năm chưa sử dụng, trợ cấp nếu đủ điều kiện, các nghĩa vụ bảo hiểm, bàn giao công việc, tài sản và giấy tờ liên quan.

Một quyết định chấm dứt không kết thúc ở chữ ký trên quyết định.

KẾT LUẬN

Trước một tình huống lao động có nguy cơ tranh chấp, doanh nghiệp nên trả lời được bốn câu hỏi:

• Chuyện gì thực sự đã xảy ra?
• Pháp luật cho phép xử lý theo căn cứ nào?
• Tài liệu nào chứng minh từng yếu tố của căn cứ đó?
• Trình tự nào phải hoàn thành trước khi ra quyết định?

Theo kinh nghiệm HT Legal VN:

Một quyết định lao động đứng vững không chỉ vì tìm được đúng điều luật. Nó cần đúng sự kiện, đủ chứng cứ, đúng trình tự và nhất quán với toàn bộ hồ sơ đã hình thành trước đó.

Vì vậy, trước khi hỏi:

“Có thể cho người lao động nghỉ không?”

nên hỏi trước:

“Nếu quyết định này bị tranh chấp, hồ sơ hiện tại của doanh nghiệp có đủ để giải thích và chứng minh vì sao mình đã ra quyết định đó hay chưa?”

Nếu chưa, có thể chưa phải lúc ký quyết định.

Có thể là lúc cần rà lại hồ sơ, bổ sung chứng cứ hoặc lựa chọn một phương án pháp lý phù hợp hơn.

HT Legal VN – Hiệu quả ♎ Tín thác.

Bài viết cung cấp thông tin pháp lý chung. Việc lựa chọn căn cứ, trình tự và phương án xử lý phải căn cứ vào hợp đồng lao động, quy chế nội bộ, chứng cứ, tình trạng thực tế của người lao động và các tình tiết cụ thể của từng vụ việc.

Căn cứ pháp lý chính: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, hiện được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 của Văn phòng Quốc hội; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01/02/2021, và các quy định pháp luật có liên quan.